איך מתחילים
- נרשמים עם מייל וסיסמה או עם חשבון Google, ומאשרים את כתובת המייל.
- באשף הפתיחה בוחרים תפקיד, מי יקבל את הסיכומים (ברירת המחדל: רק אתם) ואם לחבר יומן — כל שלב אפשר לדלג עליו ולחזור אליו מההגדרות.
- בדשבורד רואים את הפגישות הקרובות והאחרונות. הסיור המודרך עובר על המסך פעם אחת, ואפשר להפעיל אותו שוב מהסמל שבסרגל העליון.
חיבור לפלטפורמות
Zoom
הבוט מצטרף לכל פגישת Zoom שיש לה קישור, גם בלי לחבר חשבון. חיבור חשבון Zoom מההגדרות מוסיף את רשימת הפגישות שלכם ומאפשר להסיר את האפליקציה גם מה־Marketplace.
Google Meet
שולחים את הבוט לקישור של Meet. מארגן הפגישה עשוי להתבקש לאשר את כניסת הבוט; עד שיאשר, הבוט ממתין בחדר ההמתנה והסטטוס מוצג לכם.
Microsoft Teams
שולחים את הבוט לקישור של Teams, בדיוק כמו ל־Meet. אפשר לחבר את יומן Microsoft כדי לסנכרן פגישות ולהפעיל הצטרפות אוטומטית.
יומן Google
חיבור היומן מאפשר לבוט להצטרף לבד לפגישות שיש בהן קישור — כדקה וחצי לפני ההתחלה. בכל פגישה ביומן אפשר לבטל את ההצטרפות מראש.
שלוש דרכים להכניס פגישה
- יומן מחובר. הבוט מצטרף לבד לכל פגישה עם קישור, לפי ההגדרה שבחרתם בהגדרות ← פגישות.
- שליחה לקישור. ״הצטרפות לפי קישור״ בסרגל העליון: מדביקים קישור של Zoom, Meet או Teams והבוט יוצא לדרך מיד. אפשר לבחור שפה ולהגדיר לעוזר מטרה לפגישה הזו בלבד.
- הקלטה או העלאה. ״הקלטה״ מקליטה ישירות מהדפדפן — מיקרופון וצליל המערכת, כך שנשמע גם הצד השני בשיחה; ״העלאת קובץ״ מקבלת הקלטת אודיו או וידאו קיימת. הקלטה מהדפדפן נשמרת גם במכשיר עד שהיא מגיעה לשרת, כך שסגירת הלשונית לא מאבדת אותה.
שפת התמלול
כל פגישה מתומללת בשפה אחת — עברית או אנגלית. מילים ושמות באנגלית בתוך דיבור בעברית (שמות מוצרים, מונחים מקצועיים) נשמרים באותיות לטיניות. מעבר ממושך בין עברית לאנגלית באותה פגישה אינו נתמך.
העוזר בזמן אמת
במהלך הקלטה או פגישה עם בוט, העוזר מקשיב לשיחה ומציע תשובה, שאלה או נתון מבסיס הידע כשעולה שאלה על מחיר, התנגדות או נושא שהגדרתם. ההצעות מופיעות בצד, אפשר לדרג כל אחת, ואפשר להשתיק את העוזר בכל רגע.
בדף העוזר מגדירים את סוג הפגישות, המטרה וסגנון ההצעות, ומעלים מסמכים לבסיס הידע. הקשר עסקי שנוסח אוטומטית מסומן כטיוטה, ואינו משמש את העוזר עד שתאשרו אותו.
מה מגיע אחרי הפגישה
- תמלול מלא עם חלוקה לדוברים. שמות הדוברים ניתנים לתיקון, וכל שורה מקושרת לרגע בהקלטה.
- סיכום מובנה — סקירה, נקודות מפתח, החלטות ושאלות פתוחות. כל טענה בסיכום מקושרת לרגע בתמלול שעליו היא נשענת.
- רשימת משימות עם אחראי ותאריך יעד; כשלא ברור מי אחראי, השדה נשאר ריק במקום לנחש.
- שאלות על הפגישה, או על כל הפגישות שיש לכם גישה אליהן, עם תשובה שמפנה למקור.
- ייצוא ל־Word, PDF, טקסט וכתוביות, ושיתוף בקישור — לפגישה כולה או לקטע ממנה.
ערוצי משלוח
- מייל. הסיכום נשלח כשהוא מוכן. ברירת המחדל היא רק אתם; אפשר להוסיף את מארגן הפגישה או את כל המשתתפים — שליחה לכל המשתתפים דורשת אישור חד־פעמי, ורשימת הנמענים המדויקת מוצגת לפני כן.
- וואטסאפ. סיכום מקוצר למספר שאישרתם. שליחת STOP בכל רגע מפסיקה את ההודעות.
- התראות במוצר. על פגישה מוכנה, כשל, שיתוף ומשימות — ובהגדרות ← התראות בוחרים מה יגיע גם במייל.
ההרשאות שאנחנו מבקשים — ואלה שלא
- יומן Google: קריאה בלבד של אירועים, וכתובת המייל. לא נוגעים ב־Gmail, ב־Drive או באנשי הקשר, ולא יוצרים או משנים אירועים.
- Zoom: זהות המשתמש ורשימת הפגישות. אין גישה להקלטות הענן, לצ׳אטים או לתמלולים של Zoom — כל התמלול מגיע מהבוט שלנו.
- מיקרופון ושיתוף מסך: רק בדף ההקלטה, ורק אחרי שלחצתם ״התחלת הקלטה״.
- הבוט בפגישה: מופיע ברשימת המשתתפים בשם Wiss AI Notetaker. הוא לעולם אינו מצטרף בהסתר.
ניתוק חשבונות
ב־הגדרות ← אינטגרציות מנתקים יומן או Zoom. הניתוק מבטל את ההרשאה גם אצל הספק, מוחק את האסימונים מיד, ומוחק את אירועי היומן שסונכרנו. פגישות שכבר הוקלטו נשארות.
מחיקת נתונים
- פגישה בודדת נמחקת מעמוד הפגישה: היא נעלמת מיד, והתוכן מושמד כעבור 24 שעות. לפגישה שהבוט הקליט יש עותק גם אצל ספק הבוט, והוא נמחק רק בבקשה נפרדת.
- מנהל סביבת העבודה יכול להגדיר מחיקה אוטומטית של הקלטות אחרי 30, 90 או 365 יום — התמלולים והסיכומים נשמרים.
- החשבון כולו נמחק מ־הגדרות ← אבטחה, תוך 30 יום.
- מספר טלפון שקיבל הודעות — גם בלי חשבון — נמחק בעמוד מחיקת הנתונים.